公司采购管理程序
一、目的
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
二、范围
适用于本公司所有采购的物料及耗材品
三、定义
3.1物料：指本公司所经营所需之直接与间接物料
3.2采购人员：采购部执行采购业务人员
3.3需求人员：各部门开具请购申请之人员
四、采购作业流程
4.1.请购的定义：请购是指某人或者某部门根据市场及门店需求确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写物料申请给部门经理审核后提交采购部。
4.2采购作业是从接受物料需求一选择适当的厂商，并确定物料之名称，规格质理交货期等要求，和订单发出，确认及物料接收并按时请款之过程
4.3应在合格供应商中选择供应商，如需采购物品现有的供货商无法达成，就在网上或朋友介绍开发新的供应商，则由采购部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行选择，考核等作业。如需采购的产品中有被客户批准或指定的供应商，则采购部在采购产品时，必须从客户批准和指定的供应商名单上采购有关产品，如采购部要从其他供货商处采购时，必须将此供货商提供给客户批准，并经客户批准被列与客户指定的供应商后，采购方可从该供应商处采购物料。如客户有新批准的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时，采购人员必须及时对此客户批准的供应商名单进行更新
4.4对直接购买的物料，由采购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及供应商价格，数量及交期等的确认。如果是重复性的采购，采购直接在系统里生产采购订单并打印，经采购部主管经理签核后传真给供应商，如果是新物料或新供应商，则进行供应商选择和评估及样品评估流程，进行记录。然后才能执行采购流程传真给供应商。采购须进行采购追踪及监控采购的物料，及时准确的到达公司入库，然后财务根据送货单，入库单进行对账。如供应商无法按交期交货时，采购应征求相关单位是否调料，或采取紧急对应措施（自行提货）如周期较长的物料可先行订货，但要征求采购部门主管及经理的同意.
4.5间接物料采购，由需求人员填写采购申请单，经部门经理批准并写申请单号后交采购人员进行采购作业。采购人员对申请单进行审核以及交期确认。如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物料采购（如：文具，消耗品，劳保等）由需求部门根据其实际工作需要报经采购经理审批，由采购员直接进行采购作业。
4.6采购产品的质量要求应在采购单上说明，如所采购的产品质量无法描述清楚时，则需求部门或品质部应附上相关的采购产品的质量标准，要求。且采购须与供应商确认采购物料之版次是否相符。
五，供应商选择及评估流程
5.1新供应商的选择
客户指定之供应商由客户依据其本身规定进行评估，须注明针对某客户，且不能因此而直接被推存为成其他客户的供应商
5.2供应商的评估和考核
根据采购部的预选供应商名单及供应商评估调查表，采购部负责组织SQA部门和采购人员组成评估小组到预选供应商处进行供应商的评估和考核，并将评估和考核的结果记录与供应商评估调查中，评估小组根据质量体系和特定的质量保证要求和供应商调查表中的项目及内容对供应商提供的相关资料和样品以及供应商的生产现场和生产能力等进行评估和考核
5.3合格供应商核准
SQA部将供应商评估和考核的结果及资料进行整理后呈报公司领导核准，经公司领导批准后的供应商被列为合格供应商，由SQA部将其登记合格供应商清册，并将其资料整理建档，同时将合格供应商名单包采购部。如供应商符合或具备以下条件，只需对其建立供应商评估调查表，即可。无须对其进行其他评估和考核，此资料经公司领导特准后，可将其列为合格供应商。
5.4采购过程中产品质量监控
依公司对采购产品之质量要求，检验员应对供应商所提供的采购产品之质量进行统计，并将统计的结果和状况记录于供应商绩效监控统计表中，对连续3批检验不合格并拒收和退货的供应商，由SQA部按《纠正和预防措施程序》填写“纠正预防措施表”通知供应商整改，并在供应商限期改善的时间内对其执行纠正和预防措施做效果确认
5.5供应商定期评估、考核
供应商定期评分为月评估和年度考核，供应商月评估：采购部每月应对供应商的质量、交期、配合度或服务进行评估（统计时段为上月结日—本月月结日）于次月10日前实施供应商月评估经采购经理核准后提交SQA部，对于月交货少的供应商可以按季度进行评估。全面资料请下载文档。
企业采购管理制度
一、目的
规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。
二、适用范围
本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的控制。
三、定义
1．供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。
2．合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。
3．购物申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据，此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。
4．供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。
5．供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。
6．终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐级上报审批。
7．抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。
8．货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。
四、采购管理制度
1．严洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请；
2．严格遵守采购规范流程，按流程办事；
3．能及时按质按量地采购到所需物品；
4．严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；
5．加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；
6．科学、客观、认真地进行收货质量检查；
7．处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；
8．认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；
9．做好采购相关文档的存档、备份工作；
10．在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；
11．所有采购,必须事前获得批准。
未经计划并报审核和批准,，除急购外不得采购，急购需在申请单上注时“急购”，并由总经理补批；
12．凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；
13．采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商；
五、供应商选择标准
1．具有良好的市信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；
2．注册资金达到___万以上的一般纳税人；
3．健全的商务管理流程和制度；
4．良好的财务状况，至少可以给予___天以上帐期；
5．具有优势的产品资源；
6．相对有利于我公司的供配货地理区位；
7．积极的合作态度；
六、供应商选择、评价和终止办法
供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订相关终止办法。
对供应商资信由高到低分为A、B、C、D四类。具体定类办法参见《供应商考核办法及考核表》。
第一章总则第一条为了实施《深圳经济特区政府采购条例》（以下简称采购条例），结合深圳经济特区实际，制定本实施细则。第二条政府集中采购平台是为市、区政府集中采购提供采购项目的计划承接、分派、申报以及组织实施和监督管理等的操作平台。
受市财政部门（以下简称市主管部门）委托，市政府集中采购机构建立和管理全市统一的政府集中采购平台。市政府集中采购机构建立和维护统一的电子化政府采购管理交易系统，建立统一规范的政府集中采购服务场所，制定统一的政府采购操作规程和统一的政府采购格式文本，提供政府采购数据信息查询及项目咨询等服务。第三条集中采购目录包括通用类货物、工程、服务及其他实行预选采购制度的采购项目。制定集中采购目录应遵循立足实际需要、逐步扩大范围的原则。第四条市主管部门应当会同市政府集中采购机构和相关部门，按照国家标准、行业标准，以及采购项目的实际需要制定政府采购标准，包括行政事业单位办公设备等项目的配置标准和采购项目的技术规范。政府采购标准经市政府批准后公布执行，采购人不得超标准或超范围采购。第五条政府采购应当扶持中小企业发展，采购人和政府集中采购机构可通过预留采购份额、评审加分、评审价格扣除、履约担保等方式予以扶持。具体办法由市主管部门会同有关部门根据实际情况另行制定。第六条市、区财政部门（以下简称主管部门）应当根据工作需要召开由监察、审计、市场监管等部门以及政府集中采购机构参加的采购工作联席会议，通报政府采购工作情况，研究重大事项并处理重大争议。
主管部门应当会同政府集中采购机构建立政府集中采购合作机制和信息交换平台，定期通报有关情况，研究采购政策等。
前款所称的重大争议是指采购文件重大异议，定标重大争议以及其他复杂的投诉争议等。第七条政府采购参加人可以依法成立自律性行业组织。自律性行业组织依照有关法律、法规和章程，维护采购行业和采购参加人的合法权益，组织学术研究、业务交流和咨询服务，并接受市主管部门的监督和指导。第二章政府采购参加人第八条采购人是指依法进行政府采购的国家机关、事业单位和团体组织。采购人的法定代表人是本单位政府采购的第一责任人。
采购人应当指定采购专责人员，协助政府采购第一责任人组织本单位政府采购事务以及实施本单位的自行采购，提出政府采购决策建议，负责本单位采购项目的申报审核、内部控制、备案验收、采购监督等事宜。第九条区政府集中采购机构履行以下职责：
（一）执行政府采购法律、法规以及有关规定，参与本级政府采购相关规定的制定。
（二）按照规定组织实施区政府集中采购目录内项目的采购并参与验收。
（三）按照规定组织实施保密、应急以及重大采购项目的采购及参与验收。
（四）对进入政府集中采购平台的采购项目实施效益评估。
（五）对评审专家的评审过程和评审质量进行跟踪管理。
（六）受理并协调对政府采购项目的询问与质疑的答复，协助投诉处理工作。
（七）参与并配合市政府集中采购机构建立和管理政府集中采购平台、供应商库及政府采购数据信息库、跟标信息库等。
（八）法律、法规以及区政府规定的其他职责。
受区主管部门委托，区政府集中采购机构对政府采购项目进行合同备案并对供应商的履约情况进行管理。
各新区集中采购机构的职责由市主管部门会同相关部门另行规定。第十条采购条例第七条第四款所称的经市主管部门认定有组织能力的采购人应当符合下列条件：
（一）有组织自行采购的专责机构。
（二）有编制采购文件和组织采购招标的能力。
（三）有健全的政府采购内部控制制度。
（四）有与采购招标项目规模、复杂程度相适应的技术、经济等方面的采购人员。
（五）需采购的项目为专业性强、技术含量高的特殊专用设备和服务，且年度采购额不少于三千万元。
（六）市主管部门认定的其他条件。
自行组织采购的项目应当通过政府集中采购平台，并按照采购条例及本实施细则规定的政府采购操作流程实施。
主管部门应当对高等院校及科研机构等采购人自行组织采购的项目，采用快捷通道，实行后评估制度。
政府采购实施细则
第一章总则
第一条为进一步加强政府采购的监管力度，规范政府采购行为，强化政府采购预算管理，节约财政性资金，促进政府采购工作走上法制化、规范化、信息化的轨道，根据《中华人民共和国政府采购法》和《青岛市政府采购工作考核暂行办法》的规定，结合我区的实际情况，制定本实施细则。
第二条本细则适用于区级国家机关、事业单位或其他社会组织(以下简称行政事业单位)使用本级预算安排的财政性资金(预算资金和预算外资金)以及与财政性资金相配套的单位其他资金采购货物、工程和服务的行为。
第三条政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集体采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
第四条政府采购的原则
遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。
第二章组织机构
第五条成立政府采购管理工作领导小组，由区纪委、监察局、区政府办公室、区审计局、区财政局等部门领导组成，政府采购管理办公室对政府采购工作实施管理监督职能;具体采购行为由区政府采购管理办公室委托市财政局确认的招标代理机构负责组织实施，每次开标由采购方代表和有关专家组成评审小组，对招标情况进行评审，区纪委、监察局负责对整个采购过程实施监督。
第六条成立市北区政府采购管理办公室，履行以下职责：
1.贯彻执行《中华人民共和国政府采购法》和省、市政府采购政策，对政府采购工作实施管理监督;
2.编制政府采购预算，编制和调整集中采购目录;
3.监督政府采购资金的使用情况;
4.负责联系政府采购代理机构，并对代理机构实施采购过程监督;
5.确定采购方式;
6.建立政府采购方面的信息网络，发布政府采购信息;
7.监督政府采购标准、采购方式、采购程序的执行情况，办理政府采购的单一来源审批手续;
8.审查评标报告和合同，提出资金支付审核意见，监督合同履行情况;
9.在区长签批《单位申请购买小汽车审核表》的基础上，负责党政机关事业单位机动车辆配置证明的开具工作;
10.负责政府采购业务的账务处理，上报政府采购各类报表;
11.负责政府采购活动的档案管理;
12.受理政府采购投诉事项;
13.其他属政府采购管理范围内的工作。
第三章政府采购的运作程序
第七条政府采购预算(计划)的编报与审批
1.年度政府采购预算(计划)
区属各行政、事业单位年初应依据政府采购目录编制本单位政府采购预算(计划)，提报《政府采购预算(计划)表》(报主管部门一份，无主管部门直接报送区政府采购管理办公室)。
政府采购预算应注明采购的时间、商品配置(应注意除办公车辆外其他商品不要填写品牌)以及资金的来源，凡是使用财政性资金进行政府采购的，经区、局领导批准后，先安排政府采购，财政局将根据实际采购金额进行拨款;凡是由单位自筹资金进行政府采购的，应在申报后先将资金拨入政府采购帐户，然后安排政府采购。
2.政府采购严格按照预算执行，每月进行采购一次，无特殊情况不再另行安排采购。
3.政府采购中的单一来源(特例批复)采购
此项采购原则上按照《中华人民共和国政府采购法》第三章第三十一条相关条款进行，仅适用于⑴只能从唯一供应商处采购的;⑵发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;⑶必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
第八条政府采购资金的归集
集中采购项目采购资金的支付，实行统一结算的办法。政府采购管理办公室开设“政府采购资金专户”，用于采购资金的归集和支付。
属于自筹资金的，采购单位在报送《政府采购申报书》后，政府采购管理办公室根据其预算金额，由采购单位将采购资金足额划拨到“政府采购资金专户”，并由采购办开具往来结算统一收据;属于财政性资金的，由采购单位向财政局提出用款申请，经批准后，财政局相关业务科室将资金直接划拨“政府采购资金专户”。
第九条对采购业务代理机构的选择
区采购办严格遵循市采购办的相关政策要求，对于市采购办批准的代理机构进行现场考察，选择软硬件过硬的代理机构来完成政府采购工作。
第十条专家库的健全
由各代理机构健全各类专家库，并在开标前提供各类专家的候选名单，然后由采购办负责随机抽取，确定专家的名单。
第十一条代理机构的职责
1.负责落实使用单位所报商品的具体情况。
2.在公开媒体上发布政府采购公告。
3.制作标书，标书应包含以下各部分：
(1)供应人须知;
(2)供应人提供的资质、资信等证明文件;
(3)招标项目的性质、数量、质量、技术规格;
(4)交货、竣工或提供服务的时间;
(5)开标、评选中标的时间、方法或标准;
(6)采购合同样式及主要条款;
(7)投标价格清单样式(包括内容或其计算方式);
(8)交付投标保证金的数额;
(9)提交投标文件的方式、地点和截止时间;
(10)其他应当说明事项。
4.供应人资格预审
参加投标的供应人在索要招标文件时，应当提供其投标资格的有关文件。代理人必须对投标供应人进行资格预审。
资格预审的主要内容：
营业执照副本及法人资格证书;
资信、资质证明;
供应能力的证明。
5.招标文件的澄清和修改
索取了招标文件的供应人，在投标截止日三个工作日前有权要求采购人就招标文件的有关问题进行澄清;代理人在投标截止日之前，应主动地或根据供应人的澄清要求，增印修正招标文件，并以适当形式迅速告知已索取了招标文件的供应人，并对其具有约束力。
6.负责组织公证处对招标过程进行现场公证。
7.开标
按招标文件规定时间和地点以公开方式开标。
8.组织专家评审小组进行评标
9.公布中标结果
第四章管理与监督
第十二条政府采购资金专户的管理
1.政府采购资金是指国家机关、事业单位或者其他社会组织采购商品或者获得服务所使用的财政性资金，包括预算内资金、预算外资金及自筹资金;
2.采购资金由预算内资金和单位预算外资金或自筹资金共同负担而进行的工程、物资、服务等的采购，统称为拼盘采购;
3.采购办设政府采购资金专户，负责政府采购资金收支划转;
4.凡采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式进行采购的，采购资金(预算内资金除外)必须在开标前5日内由财政部门或采购单位划入政府采购资金专户;
5.招标完毕后，由采购办根据采购单位的验收报告支付供应商合同所规定的款项。具体程序为：经办人员审核有关资料无误后，填制“市北区会计核算中心转账支付说明书”，写明付款单位、收款单位及支付的摘要等，再由采购办负责人在原始发票等单据上签署同意付款意见后，最后由出纳人员办理付款手续。为保证资金安全，堵塞漏洞，资金拨付实行开单、审核、付款“三分离”;
6.对于采购资金的转账、拨付等情况，采购办负责开具转账通知书等单据给会计核算中心转交采购部门或直接交给采购部门，据此入账;
7.实行定点采购的，由采购单位按照政府采购合同与定点供应商结算。
第十三条对采购业务代理机构的管理
在选定代理机构的前提下，与其签定《政府采购项目委托采购协议书》，对于采购的细节，如采购方式、公告发布时间等进行协商确定，并对采购全过程进行监督，对于代理机构在操作过程中出现违规操作的，将及时向市财政局等部门反映，严肃处理。
第十四条对定点采购供应商的管理
1.采购办与定点采购供应商保持经常性的联系，随时掌握执行定点采购的动态情况，及时了解各单位对于定点采购的反馈意见，对于个别不执行定点采购的部门查明原因，并监督其改正，对于屡禁不止的及时予以通报批评;
2.定点采购的合同一般情况下签订一年合同，合同期满后，视情况续签合同或再行招标。
第十五条政府采购责任的追纠
1.各单位应明确规避招标行为的概念，主要包括以下几个方面：
(1)必须进行招标的项目而不招标的。
(2)将必须进行招标的项目化整为零以规避招标的。
(3)采取其他方法规避招标的。
在此基础上，各单位应强化政府采购意识，杜绝规避招标的行为，如发生此类情况，一经查实，行为人将承担以下责任：
(1)责令限期改正。行为人在一定期限内对其规避招标的行为予以纠正，对强制招标的项目进行招标，以消除因为规避招标而引起的不良影响或不利后果。
(2)罚款。行政监督部门将对行为人按项目合同金额千分之五以上千分之十以下的标准进行罚款。
(3)项目执行或暂停资金拨付。
(4)处分。对行为人直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分。
2.政府采购管理部门应监督代理机构，充分保证政府采购的透明度和公正性。按此规定，应注意杜绝以下几种行为的发生：
(1)违反规定，泄露应当保密的与招标投标活动有关的情况和资料的。这主要包括：①向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量或者可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况;②泄露标底。
(2)违反规定，与投标人串通损害国家利益、社会公共利益或者他人合法权益。
以上违规行为一经查实，除宣布中标无效外，将给予以下处罚：
(1)罚款。对有关部门处以五万以上、十万以下的罚款;对部门直接负责人和其他责任人员处单位罚款数额百分之五以上百分之十以下的罚款。
(2)处没收违法所得。没收可以视情节轻重而决定部分或者全部没收。
(3)追究责任。对责任人处以警告等处分，情节严重者，将依法追究刑事责任。
(4)损害赔偿。
3.投标人在投标过程中应遵守政府采购的规章制度，应杜绝出现如下等情况：
(1)提供虚假材料谋取中标、成交的;
(2)采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的;
(3)与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的;
(4)向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的;
(5)在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的;
(6)拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。
出现如上情况的，将进行如下处罚：
(1)宣布中标、成交无效;
(2)情节严重的，与工商行政管理部门取得联系，共同处理;
(3)罚款。对招、投标人处以中标项目金额千分之五以上千分之十以下的罚款。
(4)没收违法所得。
(5)取消投标人的投标资格。
(6)追究刑事责任。
(7)赔偿损失。
4.评标委员会的成员应严格履行自己的职责，在评标过程中贯彻公平、公正的原则，遵守职业道德，对所提出的评审意见承担个人责任。在工作中，应做到不接受投标人的财物或者其他好处，不向他人透露对投标文件的评审和比较等与评标有关的情况。如出现违法行为，将做以下处理：
(1)警告。
(2)没收收受的财物。
(3)罚款。视情节的轻重将金额控制在二千元至三万元以内。
(4)取消资格。
(5)依法追究刑事责任。
5.合同作为约束买卖双方的工具，必须严格遵照履行，如出现违约的情况，有关部门将依据合同文本的规定对责任方进行处罚、制裁。
第十六条政府采购管理工作的社会监督
政府采购是财政改革的重要组成部分，是财政资金管理的进一步延伸，直接服务于采购单位，诚恳接受社会各界人士的监督，若发现在实施政府采购过程中有违法、违纪等徇私舞弊行为，可直接向监察、财政部门举报。
第五章附则
第十七条本细则如有解释未尽之处，以《中华人民共和国政府采购法》为准。
第十八条本实施细则自发布之日起实行。
