董事长办公室秘书岗位职责及工作流程
在现实社会中，越来越多地方需要用到岗位职责，一份完整的岗位职责应该包括部门名称、直接上级、下属部门、管理权限、管理职能、主要职责等。那么岗位职责怎么制定才能发挥它最大的作用呢？下面是我为大家收集的董事长办公室秘书岗位职责及工作流程，仅供参考，大家一起来看看吧。
工作内容
工作要求
工作流程
一、办公室
内务
1、办公环境明亮整洁
一尘不染
家具摆放整齐
办公桌无文件累积
文件整齐规范
图书排放整齐
1、每天准时上班。
2、开窗通风。
3、清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。
5、为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。
6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。
7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。
8、每两周吸尘一次。
2、文件管理
流程齐全
分类合理
处理及时
管理规范
1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。
2、外来红头文件：填写收文处理单，向周浦秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。
3、内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。
4、外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
5、内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
6、公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的.意见给予及时传递办理。
7、重要的和紧急的文件，须提醒董事长。
8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
9、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。
二、来宾接待
彬彬有礼
热情接待
1、笑脸相迎，茶水相待。
2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。
3、索要名片。
4、及时向董事长请示。
5、按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。
6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务
1、董事会
准备充分
安排周全
接待周到
组织完善
1、会议议程的拟定。
2、确定与会人员。
3、会议通知起草和发送。
4、会议文件的准备。
;工作职责是每一个职员都必须清楚的，要根据工作职责将工作任务圆满完成，尽量不出差错，力求做到完美。下面是由我为大家整理的“董事长的秘书工作职责有哪些”，仅供参考，欢迎大家阅读。
董事长的秘书工作职责有哪些（一）一、协助处理董事长日常工作事务
1.董事长签发的文件的撰写起草、打印、登记和存档等工作流程；
2.及时收发传真交由董事长处理、为董事长做好访客预约工作；
3.接听电话，并对重要的电话做好记录或转接工作；
5.负责公司文件的签发、传送和处理工作；
6.根据董事长出差日常工作安排，负责安排好相关的吃、住、行的车票机票酒店预订等工作。
7.董事长办公相关文件的整理、归档工作及日常卫生清洁工作；
8.注重个人的形象，着装、礼仪、谈吐合乎规范；
9.负责董事长办公室用具的补给，午餐订购、饮水等等事务性工作安排。
二、处理相关文件
1.负责定时整理各个部门的汇报、意见和建议并存档，交由董事长批示；
2.负责制定过的的年度发展目标并分解到各个阶段各业务目标的施行情况进行跟进汇报总结目标完成情况，
3.杜泽起草公司董事会的会议资料及做好会议纪要的整理，并起草董事长演讲稿等相关文件；
4.整理汇总各个部门的报销单据等相关文件并交由董事长签名批准。
5.根据不同的文件进行清理归档、核对和做好相关记录，以便需要时可查阅；
6.负责董事长的行程安排费用预算、通知等相关事情的办理；
7.为董事长的决策工作，提供数据支持参考；
三、各项工作安排
1.协调董事长在公司运作及各个部门的管理，做好协调内部各个部门的关系，处理部门与部门间的矛盾工作；
2.协助做好客户来访接待工作，并做好相关记录；
3.向下传达董事长的任务目标、问题及意见；
4.协助配合董事长处理外部公共关系，如政府机关、外部媒体、其他单位的友好联系；
5.遵守公司规章制度，做好公司秘密保守工作，不在上班时间做与工作无关的事情；
6.遇到紧急情况可直接面对面或者打电话的方式及时向领导汇报；
7.完成董事长安排的其他工作事项。
董事长的秘书工作职责有哪些（二）1、起草公司年度工作总结及董事长讲话稿；
2、起草公司股东会和董事会的会议材料；
3、董事长日常事务办理的协助工作，协调安排董事长的工作日程和参与相关活动；
4、做公司会议的组织工作和会议纪录；
5、协助董事长进行客户接待、公关、谈判工作；
6、公司制度的草拟；
7、对董事长指示事项进行跟踪和督办；
8、董事长重要文件及信件的处理和保管工作；
9、根据公司的保密守则保守公司秘密；
10、负责内外部公文办理，文书档案管理及重要资料管理工作。
董事长的秘书工作职责有哪些（三）一、处理董事长总经办日常工作事务
1、董事长办公室文件分类整理。
2、董事长办公室日常清洁卫生。
3、注重个人素质、着装形象，言谈举止，讲话时注意场合地点。
4、手机必须保持24小时开机，因公事随叫随到。
5、接听电话，谨慎妥当应答，必须做好电话记录。
6、董事长出差期间随行，并安排好吃、住、行的全部工作。
7、掌握好董事长的日常安排，做好接见访客预约及登记工作。
二、正式文件的处理
1、汇总各部门的月工作所完成的下达任务完成的准确性。
2、起草、打印、登记和存档总经办签发文件。
3、收发传真，并及时交由总经办处理。
4、汇总各部门报销单等相关文件定时交由董事长签字确认。
三、组织安排及接见事项
1、协助的协调和工作任务下达的作用。
2、协助总经办对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系。
3、协调部门与部门之间的矛盾，并进行临时处理。
4、下传董事长下达的月任务目标及上传各部门情况、问题及意见。行政部经理做好公司来宾的接待工作，并及时做好登记。
5、配合董事长处理外部公共关系，必要时出席适量的宴会应酬。
四、相关会议工作
1、跟进落实公司董事会总经办会议等公司会议纪要。
2、起草整理公司董事会会议材料，及开会前必要的布置准备工作。
3、做好会前准备工作。
五、董事长助理对各部门工作协调和工作任务下达的作用
1、协助总经办对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系。
2、协调部门与部门之间的矛盾，并进行临时处理。
3、下传董事长下达的月任务目标及上传各部门情况、问题及意见。
董事长的秘书工作职责有哪些（四）1、负责董事长的办公服务工作。
2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料；负责组织起草董事长会议材料。
3、负责公司文秘业务指导。
4、负责公司办公会的有关事宜，并办理会议议定事项。
5、负责督促、检查、催办上级批件，公司领导批件及董事长办公会议定事项的办理工作。
6、负责办理人大代表建议、批评、意见或政协代表提案的办复。
7、协助主任做好年度工作会议的文字材料起草和会务工作，参与组织接待工作，以及综合会议的会务工作。
8、负责纪录、整理董事长办公会会议纪要。记好大事记。
9、负责文书收发、运转、检查、指导有文档工作的业务管理，负责保密工作。
10、负责群众来信、来访的接待、办复工作。
11、完成领导交办的其他工作。
根据我曾经做过大型电信企业两任总经理秘书的经验，给你提出几点建议：
1.要了解和清楚董事长秘书的岗位职责，也就是“做哪些事情、有哪些流程、有哪些要求”，这是首先要清楚的，并且要领会其中的意涵。董事长秘书有具体的职责：如撰写重要文稿、传递领导决策、督办催办、为部门和员工服务、为领导事务服务、商务接待等，可能还有自媒体宣传，这些都是重要的职责。
2.要系统全面地学习履行职责的知识，并且以比较快的速度形成工作能力。如果不具备履行这些职责的知识和工作能力，就不是合格胜任的董事长秘书，那么会很快被淘汰。所以，应树立很强的紧迫感去学习必要的知识，培养起很强的岗位技能。比如撰写重要文稿，就需要学习《会议纪要》《请示》《汇报》《战略合作协议》《合同》《分析报告》《领导讲话》《策划案》《规章制度》等。这是董事长秘书必须会撰写的公文。这仅仅是公文写作，还有其他方面的知识也必须学会。
3.更为重要的是作为董事长秘书，还需要具备很高的思想素养，这是必须学习和积累的知识底蕴，包括企业经营战略、市场策略、技术研发、工程建设、财务、人力资源、公共关系、商务礼仪等，以及相关的人文知识，这些都是必备的知识储备。因为，董事长秘书是董事长的外脑、臂膀，是助手和参谋，其思想水平必须与董事长的思想水平保持同步，相向而行，这是秘书岗位任职的素质要求，也是董事长对秘书的要求。如果做不到这一点，同样面临被淘汰的危险。
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4.我三年前亲手培养出一位中型民营企业董事长的秘书，他是学中文的，这小伙子目前已经是比较不错的人才了；今年又通过线上辅导，帮助一位担任大型民营企业董事长秘书的大学生很好的胜任了工作。这两个成功案例说明，董事长秘书岗位，是一个非常好的职业，只要肯下苦功夫学习相关知识，只要具备了岗位需要的学识和工作能力，那么就能够实现个人职业生存和很好的发展。
董秘对于自身职责的认识比较一致，主要包括：
1、信息披露工作；
2、筹备董事会会议和股东大会；
3、协助董事会行使职权时切实遵守国家有关法律、法规、公司章程及交易所有关规章制度；
4、协调上市公司与股东之间关系；联络相关监管机构；为公司重大决策提供法律援助、咨询服务和决策建议。
董秘工作的主要对象是中小投资者、机构投资者、大股东、董事会、管理层、中介机构、机关机构等公司相关利益人，其从中起到桥梁和纽带作用。
主要工作内容：
一是要重视投资者，尤其是中小投资者，对他们提出的问题耐心解答。
二是重视境内外券商业、基金经理等机构投资者的来访，使其充分了解公司。
三是规范资本运作，开好股东会、董事会，规范信息披露；四是借助新闻媒体提升公司形象，董秘在其中需要兼顾各方的利益和接受法律法规的约束，其工作的主导事项是以诚信、开放的态度做到公开、公正、公平对待所有股东，投资者关系工作的成效已成为衡量董秘工作的重要方面。
在具体的工作方式上，接听电话和接待来访者是董秘与投资者沟通的最重要的方法董秘在协调上市公司与投资者之间关系时的表现是最受投资者关注的，董秘在这方面所做的工作主要包括：
1、接听投资者咨询电话。
2、接待来访投资者、机构研究员；定期(不定期)组织召开投资者见面会；保持与媒体的良好关系，采用路演等手段加强与公众沟通。
3、回访投资者。
4、建立与维护公司网站的投资者论坛以加强与投资者的沟通；
5、就某些议案与投资者进行事前沟通等。
在这些与投资者沟通的方法中，董秘最经常使用的是接听投资者电话和接待来访的投资者、调研员，在被调查董秘中分别占比85%和99%。
日均接听投资者电话5次以下(含5次)的董秘占70%，23%的董秘日均接听电话6-10次，另有7%的董秘日均接听投资者电话达10次以上。
在接待投资者来访方面，九成董秘月均接待来访者10次以下，只有1位被调查董秘月均接待来访者不足1次。
扩展资料：
主要职责
一是负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管，即按照法定程序筹备股东大会和董事会会议，准备和提交有关会议文件和资料；
负责保管公司股东名册、董事名册，大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料，股东大会、董事会会议文件和会议记录等。
二是负责公司股东资料的管理，如股东名册等资料的管理。
三是负责办理信息披露事务。
如督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度，促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务，按照有关规定向有关机构定期报告和临时报告。
负责与公司信息披露有关的保密工作，制订保密措施，促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密，并在内幕信息泄露时及时采取补救措施。
参考资料来源：百度百科-董事会秘书
